De l’art d’intégrer de nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise

Tant la société que le nouveau collaborateur ont tout intérêt à ce que ce nouveau départ se passe bien et évite à l‘entreprise d’avoir à dépenser de l’argent à vau-l’eau en appels à candidatures et en remplacements. Une liste de contrôle pour le processus d’onboarding va permettre de s’y retrouver tout en facilitant l’incorporation du nouvel arrivant. Cela demande d’essayer de se mettre à la place de la nouvelle collaboratrice ou du nouveau collaborateur ainsi que d’avoir organisé plusieurs choses à l’avance en perspective de ces premières journées. Les nouveaux collaborateurs doivent, dès le départ, se sentir à l’aise et considérés. Collègues et supérieurs doivent être dûment informés et les nouveaux arrivants n’en seront que plus rapidement opérationnels.

Avec un processus d’onboarding bien mené, il serait possible d’éviter bien des ruptures anticipées qui sont à la fois frustrantes et lourdes à supporter financièrement. Organiser un entretien au bout de quelques semaines, autant que possible, bien avant la fin de la période d’essai, fait également partie du processus. Les questions suivantes pourront, à ce moment-là, s’avérer utiles:

L’emploi correspond-il aux attentes exprimées de part et d’autre ?
Comment le nouvel arrivant se sent-il au sein de l’entreprise ?
Quels ont été les principaux écueils rencontrés jusqu’ici et comment ont-ils été surmontés ?
Que faut-il faire pour que les choses se poursuivent dans le bon sens ?
Il s’agira ainsi d’un véritable processus gagnant-gagnant dont chacune des parties pourra tirer profit.

Exemple d’un processus d’onboarding
Bienvenue
Une petite attention en geste d’accueil renforce le sentiment d’appartenance du nouveau membre de votre équipe dès le premier jour et lui restera longtemps en mémoire – même s’il ne s’agit que de trouver sur le bureau en arrivant une carte écrite à la main pour lui souhaiter la bienvenue.

Présentation
Selon la taille de l’entreprise, il est recommandé d’effectuer d’entrée un petit tour de présentation, au minimum auprès des collègues directs. La prise de contact s’en trouvera facilitée tandis que les blocages seront moindres, en cas de nécessité de demander directement de l’aide à quelqu’un.

« Parrain » ou tutrice
À qui revient-il de préciser, le premier jour, l’étendue du champ d’activité ? Qui se tient à disposition pour répondre aux éventuelles questions, les premiers temps, et avec qui ira manger le nouvel arrivant à la pause de midi ?

Niveau organisationnel
Les aspects contractuels sont-ils réglés ? Les autorisations d’accès ont-elles été précisées ? Le nouvel arrivant ou la nouvelle arrivante dispose-t-il ou elle de la tenue de service qui convient ? Faut-il faire faire des clés, remettre un téléphone portable professionnel ? Le nouveau collègue dispose-t-il d’un poste de travail fixe et d’un accès informatique ?

Visite de l’entreprise et présentation des différents services
Il convient de proposer une visite de l’entreprise afin que le nouveau collaborateur puisse se faire une image précise d’où se trouvent les choses, des différents lieux où sont rangés outils et appareils et qu’il sache identifier les responsables des différents services. Il est, en outre, essentiel qu’il connaisse les prestations et éventuellement les produits proposés par l’entreprise.

Culture d’entreprise et règles du jeu
Quelles valeurs l’entreprise cultive-t-elle ? Si le nouveau collègue arrive d’une autre entreprise formatrice, il peut y avoir de grandes différences entre ce nouvel environnement et ce qu’il a connu jusqu’ici. En votre qualité de chef, quelles sont vos attentes – et aussi vos tolérances ? Quel comportement faut-il adopter face aux clients ? Dans quel état s’attend-on à trouver le poste de travail ? Même d’infimes détails peuvent avoir leur importance, par exemple : le midi, les repas sont-ils pris en commun ? Dans quelle mesure la salle de pause devra-t-elle avoir été rangée ? Les pauses cigarette sont-elles autorisées ? Qu’en est-il des heures supplémentaires ?

Informations secondaires
La première semaine, les nouveaux collaborateurs ont beaucoup de choses à assimiler. Ne donnez pas toutes les informations en une seule fois mais plutôt petit à petit. À la fin de la première semaine, au plus tard, le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice devra connaître l’essentiel.